出願書類

出願書類集めのコツ – 失敗談【用意は帰国前に!!!】帰国生入試

提出書類 出願書類 作成が 帰国生入試で1番面倒な作業といっても過言ではないと思います。

もちろん、帰国生入試では小論や学科試験などの当日試験が大きく合否に関わります。しかし、学部や大学によって異なるそれぞれの規定に沿って提出書類を集めることは受験生にとっては大きなストレスとなります。

帰国生入試は、出願前の書類集めですでに始まっているのです。

そんな書類集めの失敗談をしたいと思います。

書類は帰国前に集めるべき

日本に帰国してから出願先大学の規定に沿った書類を集めることは困難を極めます

帰国生入試は、学部によって必要な書類が異なり、併願すればするほど出願書類の把握が困難になります。

なかには、入手に数週間もかかる書類もあるため、高校を卒業して日本に帰国する前に書類を集めておくことが必要です。

帰国後の書類集めの失敗談

私は「推薦書」「活動履歴証明書」など、出来る限りの書類は帰国前に集めておきました。しかし、帰国してから気が付いたのですが、用意していた「卒業証明書」や「早期卒業証明書」の数が足りなかったり、学部によっては大学に直送しなければならなかったり、「True Copy」のハンコが押されていなかったり、様々な理由から再度書類を作成する必要がありました。

仕方なく、カナダの教育委員会に書類を作成を依頼し、郵送してもらうためにメールで問い合わせました。

ここで最初の問題が起きました。メールの返信が鬼のように遅いのです。私は3週間ほどかけて5回のメールでのやり取りでやっとのことで書類を作成してもらいました。

もちろん、国際便で送るので、送料が10000円ほどかかります。カナダはストライキがよく起こるため、書類が届くのにも時間がかかります。

長い時間と労力をかけて作成した書類でしたが、送られてきた書類は欠陥ばかりでもう一度作成して再送してもらうことになりました。

一番大きな欠陥は、書類がすべて印刷だったことです。そもそもTureCopyやサイン、シールの意味を理解していないのでしょう。

さらに、メールでのやりとりはなにかと誤解を生みます。

メールで詳細に書類の形式を説明したのに、一切守れていない教育委員会に怒りを覚えた私は、教育委員会と喧嘩になり、その後の書類作成も簡単には進みませんでした。

書類が出願期限までに届かなければ、出願すらできません。この不安がかなりストレスでした。

帰国前に完璧に用意していればこのような問題は起こらなかったはずですので、皆さんは帰国前に書類を集めましょう

結局、留学時にお世話になった留学生カウンセラーの方に用意してもらうことにしました。

メールでの喧嘩

ちなみに、書類が欠陥だったことに対する私のブチギレメールがこちらです。名前と学校名は*で消しています。

 

送ったメール

Dear Becky ****

This is *** and I was an international student at **** school. I am writing this to address some issues with the letters that I was sent. Due to these issues and their conflict with the Japanese university system I am asking that these letters be remade and re-sent.

As I have previously mentioned, I require each document to be individually signed by hand as scanned signatures and stamps are not valid, only a signature written by one’s own hand is accepted by Japanese universities as is the same with stamps. If scanned ones were acceptable, I would have simply ask you to email me scanned copies of original documents.

However, it is clear that the documents that were sent to me are scanned since signatures on the early graduation letters and on the back side of the transcripts are clearly not handwritten.

Again, you cannot scan the original documents to print out ten times just because they have the original signatures or stamps.

For the early graduation letters: Please sign each fifteen early graduation letters with Mr.*** own hand.

For transcripts: Please stamp, sign and date on each transcripts with your own hand. I understand that a signature of an executive director signed on the back side of the transcript is probably scanned. As a result, a handwritten signature is required in order to prove the transcript a certified true copy. Otherwise, you can stamp and sign as well as date on the back side of the transcript just like the front side. Both side of the transcripts must be certified in order for it to count as a true copy. As for the diploma, please stamp, sign and date all copies with your own hand.

Furthermore, none of documents are sealed properly. As I noted in my first email, all envelopes containing the previously mentioned documents must be sealed with a stamp. Please note that in the case of Japanese universities, stamps are the only method that is accepted when it comes to sealing documents. As such, please seal all new envelopes with a school stamp that indicates its belonging to the **********. Stamps have to be place over the envelopes closure.

I am not willing to pay for the cost to send the next envelopes since these issues with the letters are attributed to the fact that you did not follow the procedure that I offered before.

Should you have any questions regarding the requirements for my letters, when I asked ******* to make up some documents last year, she did a perfect job. I attached the documents made by **** last year so please use it as a reference. The first attachment shows how they have to be sealed properly, and the second shows how to stamp and sign and date properly to certify the documents as a true copy.

Also, I want to suggest you to use a different online payment method since the one you are using seems to be problematic. (間違いで2回請求されました)

Once these have been completed, I need you to send me scans of all the documents and and sealed envelopes to make sure they are acceptable before they are sent off.

Thank you in advance,

***

返信

Dear ****,

After reading the full length of this email, I will prepare the revised documents for you, but would like to let you know that I am incredibly shocked at your disrespectful tone and can say I have never been spoken to by a student in our district like this.

I have prepared these same documents for many former students (including students from Japan) and I have never had issues with the way we prepare the documents, and I can certainly tell you I have never been spoken to in such a way that you are speaking to me in your email below.

I will prepare the new documents for you again, and I will scan them to you (as I did when I first prepared them) and wait until you let me know they are sufficient (as you also did when I first prepared them).

As this is a very time consuming process, you will need to be patient to wait to hear back from me with the scanned copies of your very specific demands.

I will not be sending these out to you until I have, in writing, again, that they are sufficient.

I will be emailing you either later today or some time tomorrow with the scanned copies of what I will re-send.

返信から見て、ここまで詳細に説明してもまだ理解していない様子です、、、

日本ほど仕事が完璧な国は無いと思います。仕事を依頼しても恐ろしいくらい遅いペースでしか話は進みません、皆さんもお気を付けください。

注意 – 大学・学部ごとに書類形式が異なる

帰国生入試の書類集めが面倒な理由に、大学や学部によって書類の条件が異なることがあります。

ある学部では、種類は全て封筒で厳封して印でシールする必要があったり、成績証明書は裏面にもTureCopyの印が必要だったり、成績証明書にはスタンプではなく責任者のサインが必要だったり、もー頭がごちゃごちゃになるのです。

帰国する前に、出願先の出願書類の形式を確認し集めておくことが必要です。エージェントがいれば、彼らに任せるのも手だと思います。

募集要項などでは詳しく書いていないことに関しては電話で問い合わせるのが早いです。

ちなみに慶応大学の帰国生入試の電話担当は2人いて、外国人の男性若い女性がいます。外国人の方が出たら女性に変わってもらうことをお勧めします。外国人の方は何も知りません、「少々お待ちください」といって5分くらい待たされます。女性は全て把握しているので数秒で答えが返ってきます。試験当日で二人にお会いしましたがやはり外国人の方はやる気0でした笑

大抵の学部は親切に質問に答えてくれますが、早稲田国際教養のAOで出願書類について電話で問い合わせたら、「もう試験は始まっています。自分で考えて下さい」と言われたのが印象的でした。

なんにせよ、早くから準備を始めるに越したことは無いですね!

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